Entender
Mapear el ciclo de vida de los casos, las responsabilidades de cada etapa y la información necesaria para dar seguimiento.
Caso de estudio · ARIA
Del seguimiento disperso a un flujo de trabajo compartido.
Un equipo operativo pequeño necesitaba una forma más clara de gestionar casos, plazos e informes. ARIA conectó ese trabajo mediante Google Sheets, Apps Script y las herramientas que el equipo ya tenía.
ARIA fue diseñado e implementado por Daniel Rodríguez, fundador de DEVOGEL, como un proyecto interno de mejora operativa.
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El problema operativo
El seguimiento de los casos dependía de la memoria individual, mensajes y hojas de cálculo sin estandarizar. Cada caso recorría varias etapas, con diferentes responsables, fechas y necesidades de seguimiento. Sin una vista unificada, entender qué requería atención exigía coordinación manual.
La restricción
El proyecto no contaba con un equipo de desarrollo ni un presupuesto de TI dedicado. La solución debía funcionar en el entorno de Google Workspace existente y ajustarse al trabajo diario del equipo.
02 · THINK → DESIGN → BUILD → IMPROVE
Cómo se rediseñó el trabajo
Diseñar
Crear un registro común de casos, estados consistentes, indicadores de plazos y vistas adaptadas a cada rol.
Construir
Conectar el registro compartido con recordatorios automáticos, informes de gestión y tableros mediante las herramientas existentes.
Mejorar
Refinar el sistema en versiones sucesivas a partir de su uso diario.
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Lo que ARIA conectó
Registro compartido de casos
Casos activos y cerrados en un registro común que abarca su ciclo de vida.
Vistas por rol
Vistas de trabajo diferenciadas para integrantes del equipo, coordinación y jefatura.
Seguimiento de plazos
Cálculos de días hábiles, indicadores visuales de estado y recordatorios automáticos por correo.
Informes y calidad de datos
Informes de gestión en PDF, tableros de Looker Studio, revisión de duplicados y actualizaciones masivas de estados.
El cambio documentado
ARIA sustituyó el seguimiento disperso por un registro central de casos e hizo visibles el estado de los casos y la carga de trabajo mediante vistas compartidas. La preparación manual de informes de gestión pasó a un flujo de generación automática. Los recordatorios y alertas se incorporaron al proceso, que dejó de depender únicamente del seguimiento individual.
Estos son cambios funcionales documentados. No se afirma una reducción porcentual de tiempo, costos o errores medida de forma independiente.
Lo que demuestra este enfoque
La mejora no comenzó con la selección de una plataforma nueva. Comenzó con el trabajo: sus etapas, responsabilidades, información y restricciones. El sistema resultante utilizó herramientas existentes para apoyar una forma de trabajo más consistente.
Se omiten la organización y los detalles operativos que la identifican. Este relato describe la implementación documentada del proyecto; no es una auditoría de su desempeño actual.
¿Dónde se detiene tu trabajo?
Comienza con un proceso que tu equipo conozca bien. Podemos explorar qué necesita cambiar y qué herramientas pueden apoyarlo.